Belegaufbewahrung

Immer mehr Unternehmen finden den Weg in die Digitalisierung - den papierlosen Büroalltag. Dabei stellt sich sehr oft die Frage, ob aufgrund dieser Art der Aufbewahrung sämtliche Dokumente in Papierform vernichtet werden können.

Laut Bundesabgabenordnung (BAO) müssen Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden - falls diese für die Abgabenerhebung anhängiger Verfahren von Bedeutung sind, so lange, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

Die BAO sieht zwar eine Aufbewahrung auf Datenträgern vor, jedoch ist es nicht auszuschließen, dass ein Scan eines Originaldokuments im Einzelfall vom Gericht für nicht ausreichend erklärt wird.

Es ist daher darauf zu achten, dass zumindest Verträge und Unterlagen von erhöhter rechtlicher Relevanz im Original erhalten bleiben.

Für das Fristenmanagement gilt zu beachten, dass das Abgabenrecht verschieden lange Aufbewahrungsfristen kennt – auch länger als sieben Jahre (u.a. im Zusammenhang mit Grundstücken) – und diese gilt es allenfalls zu berücksichtigen.

Bei Fragen zum Fristenmanagement oder zur digitalen Aufbewahrung von Belegen stehen wir gerne zur Verfügung.